-
2-6
Łańcuch wartości
Grupa PZU współpracuje z dostawcami z wielu branż, w poszczególnych obszarach biznesowych: administracji, korporacji, nieruchomości czy technologii informatycznych. Spektrum przedmiotowe dostaw jest szerokie, tj. od wymagających zamówień w obszarze technologii informatycznych, przez konwencjonalne towary i usługi. Największą grupę dostawców stanowią kontrahenci dla zakupów IT, nieruchomości, mediów i energii. PZU utrzymuje także relacje biznesowe w ramach współpracy z organizacjami prowadzącymi programy akceleracyjne (startupów) oraz organizacjami wspieranymi w ramach działań prewencyjnych i sponsoringowych.
Normy i standardy
Grupa PZU chce przyczyniać się do kształtowania postaw dostawców oczekując przestrzegania standardów i zasad, które PZU stosuje w swojej działalności biznesowej. Grupa pragnie promować ideę odpowiedzialności społecznej w relacjach ze swoimi dostawcami, współpracując tylko z tymi kontrahentami, którzy m.in. przestrzegają praw człowieka, stanowczo odrzucają możliwość zatrudniania dzieci, nie tolerują jakichkolwiek form pracy niewolniczej i przymusowej, respektują prawa pracownicze, a także działają zgodnie z regulacjami prawnymi, zwłaszcza w zakresie przeciwdziałania korupcji. Dostawcy współpracujący z podmiotami Grupy PZU powinni zapewniać bezpieczne i godne warunki pracy swoim pracownikom oraz stosować najwyższe standardy etyczne, a także dbać o środowisko naturalne. Grupa PZU chce budować długofalowe relacje z dostawcami oparte na wzajemnym zaufaniu, szacunku i profesjonalizmie. W szczególności doceniani są dostawcy, którzy stosują sprawdzone praktyki rynkowe i reprezentują najwyższy poziom etyki zawodowej.
Polityka zakupowa
Polityka zakupowa w Grupie PZU określa podstawowe zasady procesu wyboru dostawców towarów i usług, a także zasady współpracy i wymiany informacji w obszarze zakupów w Grupie PZU.
Obowiązuje ona wszystkie spółki z Grupy PZU, które są stroną porozumienia z 21 marca 2017 roku w sprawie zasad współpracy w Grupie PZU m.in.: PZU Zdrowie, LINK4, TUW PZUW, TFI PZU, PTE PZU, PZU Pomoc, PZU Centrum Operacji, a także spółki Grupy PZU w krajach bałtyckich i w Ukrainie. Bank Pekao oraz Alior Bank obowiązuje porozumienie z PZU o współpracy w ramach obszaru zakupów, którego przedmiotem jest współpraca w celu realizacji synergii zakupowych, wymiany informacji o rynku dostawców i kluczowych zmiennych warunków umów, a także współpraca w obszarze procedur, procesów i narzędzi zakupowych.
Polityka zakupowa w Grupie PZU stanowi, że osoby uczestniczące w wyborze dostawcy unikają sytuacji, w których ich interesy osobiste mogą stać w konflikcie z interesami podmiotu, godnie reprezentują podmiot w kontaktach z dostawcami, prezentując kwalifikacje merytoryczne, nienaganną postawę etyczną oraz dbałość o wizerunek i o wzajemną satysfakcję ze współpracy przy jednoczesnej trosce o interes gospodarczy podmiotu.
Proces zakupowy prowadzony jest w sposób gwarantujący zachowanie zasad uczciwej konkurencji, zaś podmiot zawierający umowę z dostawcą zapewnia w tej umowie możliwość przekazywania informacji o treści umowy do PZU.
Procedura zarządzania dostawcami
Dostawca rejestruje się w Bazie Dostawców z własnej inicjatywy lub na zaproszenie pracownika PZU, jeśli nie jest jeszcze wpisany na Listę Kwalifikowanych Dostawców. Wypełnia formularz z danymi i składa oświadczenia o zapoznaniu się z „Kodeksem Dobrych Praktyk CSR Dostawców Grupy PZU”
Pracownik Zespołu Kwalifikacji i Oceny Dostawców w PZU weryfikuje dane i dokumenty zawarte w formularzu, zbiera opinie wewnątrz organizacji. Następnie decyduje o rozpoczęciu procesu kwalifikacji Dostawcy lub jego odrzuceniu.
Polega na ocenie zebranych danych lub dokumentów w odniesieniu do konkretnej kategorii zakupowej. Decyzję o zakwalifikowaniu podejmuje pracownik, a zatwierdza ją kierownik.
Na koniec 2022 roku status co najmniej „zarejestrowany” posiadało 2 098 dostawców.
Procedura wyboru dostawców
„Procedura wyboru Dostawców towarów i usług” określa zasady i sposób przeprowadzenia procesu wyboru dostawców w PZU i PZU Życie.
Dobre praktyki PZU i PZU Życie
W każdym procesie zakupowym pracownicy PZU będący członkami zespołów zakupowych są informowani o Zasadach zarządzania konfliktem interesów, Programie antykorupcyjnym oraz o konieczności zgłaszania do odpowiednich jednostek PZU przypadków stwierdzenia możliwości wystąpienia konfliktu interesów. Niezależnie od powyższego, wyższa kadra kierownicza zaangażowana w proces zakupowy, składa oświadczenia w zakresie relacji biznesowych i osobistych z dostawcą rekomendowanym w danym postępowaniu zakupowym.
Zgodnie z tym dokumentem wybór dostawcy jest realizowany:
- w trybie zamówienia z wolnej ręki;
- w trybie postępowania przetargowego;
- w trybie negocjacji.
Dokumentacja związana z procesem wyboru dostawcy, w tym: zapotrzebowanie, zaproszenie do postępowania przetargowego i inne dokumenty przetargowe, złożone oferty, dokumenty związane z podejmowaniem decyzji przez komisję przetargową lub zespół negocjacyjny i protokół wyboru dostawcy jest przechowywana przez Biuro Zakupów albo jednostkę spółki samodzielnie dokonującą wyboru co najmniej przez cały okres współpracy z wybranym dostawcą, a następnie jest archiwizowana na zasadach obowiązujących w spółce.
Biuro Zakupów ma prawo do weryfikacji zgłoszonego zapotrzebowania pod kątem celowości zakupu oraz opisu przedmiotu zakupu.
W 2022 roku Biuro Zakupów zakończyło 290 postępowań zakupowych (przetargi, negocjacje, zamówienia z wolnej ręki, RFI) w PZU oraz PZU Życie. Łącznie zawarto 8 108 umów z dostawcami w PZU i PZU Życie.
-
308-1
-
414-1
Kodeks dobrych praktyk CSR Dostawców Grupy PZU
Każda firma chcąca podjąć współpracę z PZU, zapoznaje się z „Kodeksem Dobrych Praktyk CSR Dostawców Grupy PZU” na etapie rejestracji do Bazy Dostawców PZU oraz zobowiązuje się do przestrzegania jego zapisów.
Dokument stanowi zbiór zasad zarówno dla Grupy PZU, jak i dla wszystkich jej dostawców, a prowadzenie działalności zgodnie z tym „Kodeksem” oraz promowanie jego wartości, jest istotnym kryterium kwalifikacji i oceny potencjalnych kontrahentów. Podpisanie oświadczenia o zapoznaniu się z treścią Kodeksu oraz akceptacja jego zapisów są elementem składanych przez Dostawców ofert. Kodeks Dobrych Praktyk CSR Dostawców Grupy PZU dostępny jest na stronie internetowej PZU: www.pzu.pl/grupa-pzu/o-nas/kultura-compliance-pzu/kodeks-csr.
Kodeks Dobrych Praktyk CSR Dostawców Grupy PZU odwołuje się szczegółowo do zagadnień w obszarze praw człowieka, środowiska i etyki.
Grupa PZU oczekuje, że jej Dostawcy respektują oraz będą respektować prawa człowieka oraz przeciwdziałają dyskryminacji w ramach prowadzonej działalności, a w szczególności:
- przestrzegają praw pracowniczych, zapewniają bezpieczeństwo i odpowiednie warunki pracy swoim pracownikom;
- odrzucają możliwość zatrudniania dzieci i nie tolerują jakiejkolwiek formy pracy niewolniczej i przymusowej;
- zapewniają równe traktowanie w miejscu pracy i nie stosują żadnych praktyk dyskryminujących ze względu na wiek, płeć, niepełnosprawność czy przynależność rasową.
Każdy z Dostawców Grupy PZU powinien przestrzegać tych samych zasad dotyczących ochrony środowiska naturalnego, a w szczególności:
- dążyć do zmniejszania ilości produkowanych odpadów i segregować te już wytworzone;
- racjonalnie wykorzystywać energię elektryczną i cieplną;
- zmniejszać zużycie wody oraz przeciwdziałać jej zanieczyszczeniu;
- minimalizować emisję gazów cieplarnianych, spalin i pyłów.
PZU jest instytucją zaufania publicznego. Dlatego od Dostawców oczekuje się:
- stosowania najwyższych standardów biznesowych w zakresie zasad uczciwej i wolnej konkurencji oraz rzetelności i wiarygodności w komunikacji z klientem;
- ochrony informacji poufnych;
- przeciwdziałania korupcji i konfliktowi interesów.
Kodeks dostawców – przeciwdziałanie korupcji i konfliktowi interesów
Kodeks dobrych praktyk CSR Dostawców Grupy PZU stanowi o przeciwdziałaniu korupcji i konfliktowi interesów.
Do czynności z tym związanych zobowiązani są również Dostawcy poprzez zakaz przekazywania lub oferowania komukolwiek nienależnych korzyści w zamian za określone działanie czy też takowego działania zaniechanie. Dostawca respektujący Kodeks unika i zapobiega sytuacjom sprzyjającym powstaniu konfliktu interesów, zarówno w procesie ubiegania się o współpracę z Grupą PZU, jak i w trakcie późniejszego jej trwania.
Audyty dostawców z elementami ESG
Zespół Audytu Dostawców zajmuje się przeprowadzaniem audytów biznesowych, zarówno tych dostawców, którzy mają zawartą umowę z PZU lub z PZU Życie bądź z dwiema spółkami, jak i będących potencjalnymi kontrahentami Grupy PZU. Audyty dostawców realizowane są zgodnie z określonymi priorytetami i kryteriami.
Rodzaje audytu dostawców:
mają na celu cykliczne sprawdzanie dostawców, z którymi współpracuje PZU. Przeprowadzane są według wcześniej ustalonego planu;
wykonywane są na zlecenie, np. w sytuacji, gdy określony dostawca wymaga pilnego sprawdzenia ze względu na problemy we współpracy lub w ramach sprawdzenia nowego dostawcy.
Audyt dostawcy może być zrealizowany w zakresie podstawowym. Obejmuje wtedy diagnozę dostawcy przy wykorzystaniu informacji z wewnątrz oraz zewnątrz organizacji, zdalne przeprowadzenie audytu przy użyciu skróconego formularza audytowego wypełnionego przez dostawcę i zamknięcie całego procesu poprzez sporządzenie raportu końcowego i ewentualnej listy zaleceń. Rozszerzona wersja audytu obejmuje audyt na miejscu u dostawcy. Wykorzystuje się w nim więc pełny formularz audytowy wypełniony na miejscu bądź bezpośrednio po wizycie. W audycie rozszerzonym może uczestniczyć także przedstawiciel jednostki merytorycznej.
W obu przypadkach tematyka audytu obejmuje między innymi tematy związane z ochroną danych, w tym ochroną danych osobowych czy ochroną środowiska w zakresie gospodarki zarządzania odpadami, a począwszy od 2022 roku również tematy związane z prawami człowieka, prawami pracownika oraz ochroną środowiska pod kątem gospodarki energetycznej, wodnej i zarządzania produkcją.
O ile w ramach audytu dostawców zakres ESG nie jest obligatoryjny, to jednak w przypadku stwierdzenia poważnych naruszeń ze strony dostawcy lub braku wymaganych standardów związanych z poszanowaniem praw człowieka bądź środowiska naturalnego, mogą zostać sformułowane stosowne zalecenia audytowe. Na ich podstawie oczekiwanym może być wówczas stworzenie, wdrożenie i monitorowanie planu ograniczenia zidentyfikowanego ryzyka.
Przeciwdziałanie korupcji
Ocena ryzyka korupcji to stały element procesu zakupowego. Każdy potencjalny dostawca podlega ocenie ryzyka korupcji na podstawie odpowiedniego kwestionariusza oceny ryzyka.
Ponadto zgodnie z „Programem antykorupcyjnym” każda umowa o współpracy PZU z partnerem biznesowym powinna zawierać klauzule antykorupcyjne. Jedna z klauzul stanowi potwierdzenie akceptacji przez dostawcę standardów antykorupcyjnych obowiązujących w PZU. Zgodnie z wewnętrznymi procedurami podmioty współpracujące z PZU i PZU Życie są informowane o obowiązującym w spółce „Programie antykorupcyjnym”.
Współpraca z dostawcami – spółki zależne
W Alior Banku w celu zapewnienia najwyższych standardów oraz ograniczenia ryzyk współpracy z nierzetelnym dostawcą, bank w procesie kwalifikacji dostawców opisanym Polityką Zakupową stosuje dwustopniowy proces weryfikacji dostawcy.
W etapie inicjalnym kwalifikacji dostawcy nawiązujący relacje z Alior Bankiem, w ramach postępowań zakupowych, weryfikowani są na wielu wymiarach w tym w szczególności: w zakresie stabilności finansowej, tzw. sygnałów ostrzegawczych (czyli informacji dostępnych w otwartych źródłach), weryfikacji list kontrolnych w tym np. w zakresie Listy Ostrzeżeń Publicznych KNF, statusu podatnika czy też w zakresie incydentów zagrażających czynnościom bankowym.
Dodatkowo obligatoryjne jest złożenie przez dostawców oświadczeń „Etyka Biznesu”, w których odnoszą się oni do stosowania przez ich organizację standardów etycznych określonych oświadczeniem. Oświadczenia te dotyczą m.in. przestrzegania praw pracowniczych, przestrzegania w relacji z środowiskiem, bezpośrednim otoczeniem oraz innymi podmiotami obowiązującego prawa, przestrzegania ogólnie obowiązujących przepisów prawa, zasad etyki i uczciwej konkurencji, braku tolerancji dla zachowań korupcyjnych.
W etapie bieżącej kwalifikacji dostawcy kontynuujący współpracę w ramach już obowiązującej współpracy, dla których wysokość obrotów przekracza 100 tys. zł brutto w roku poprzedzającym cykl bieżącej klasyfikacji tzw. Rocznej Kwalifikacji Dostawców są weryfikowani w głównych wymiarach opisanych i obowiązujących również w etapie inicjalnym.
Przebieg procesów zakupowych w Banku Pekao określają trzy kluczowe regulacje, obowiązujące od 2018 roku: „Polityka zakupowa w Banku Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna”, „Zasady realizacji zakupów przez Departament Zakupów w Banku Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna” oraz „Zasady realizacji zakupów bez udziału Departamentu Zakupów w Banku Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna”. Zasady zostały ponownie zweryfikowane w 2019, 2020 i 2022 roku w ślad za dalszą transformacją funkcji zakupowej w Banku. W 2022 roku aktualizacji poddano również Politykę zakupową.
Przy przeprowadzanych przez Bank Pekao przetargach o wartości powyżej 1 mln zł netto obowiązuje wymóg wypełniania przez dostawców „Formularza Odpowiedzialności Społecznej i Środowiskowej (CSR)”. W ten sposób Bank Pekao podejmuje działania na rzecz zrównoważonego rozwoju, ochrony środowiska naturalnego oraz zapobiegania łamaniu praw człowieka przez partnerów biznesowych banku. Formularz zawiera pytania dotyczące uwzględnienia przepisów ochrony środowiska oraz kwestii respektowania praw człowieka w codziennej działalności dostawcy lub kontrahenta. Zakres zagadnień formularza obejmuje:
w zakresie środowiskowym:
- posiadanie certyfikatów poświadczających prośrodowiskowy profil działalności danego kontrahenta,
- przestrzeganie praw i przepisów z zakresu ochrony środowiska, realizowanych kontroli i spraw karnych związanych z nieprzestrzeganiem przepisów obowiązujących w tym zakresie,
- wdrażanie innowacyjnych, przyjaznych środowisku nowych technologii,
- organizacja szkoleń i spotkań informacyjnych dla pracowników dotyczących kwestii ekologicznych;
w zakresie społecznym:
- zakaz pracy przymusowej,
- poszanowanie przepisów prawa regulujący czas pracy,
- poszanowanie przepisów prawa o BHP,
- przestrzeganie praw i przepisów z zakresu prawa pracy, w tym wypłaty wynagrodzenia zwyczajowo stosowanego w danym sektorze dla wszystkich pracowników.