-
2-26
Procedura Zgłaszania Nieprawidłowości w PZU oraz PZU Życie.
System
W spółkach Grupy, polskich i zagranicznych, obowiązują odrębne procedury zgłaszania nieprawidłowości9. Pracownicy są informowani o obowiązujących normach postępowania m.in. na szkoleniach on-boardingowych dla nowo zatrudnionych, w ramach e-learningu oraz podczas szkoleń stacjonarnych i w formule online.
W spółkach PZU i PZU Życie od 2009 roku funkcjonuje System Zgłaszania Nieprawidłowości (Whistleblowing System), który umożliwia pracownikom i podmiotom współpracującym z PZU zgłaszanie nieprawidłowości o charakterze etycznym. Informacje mogą być przekazywane zarówno imiennie, jak i anonimowo. W każdym przypadku obowiązująca „Procedura Zgłaszania Nieprawidłowości w PZU SA oraz PZU Życie” zapewnia zgłaszającym poufność, dyskrecję i ochronę danych osobowych. Pracownik, który w dobrej wierze zgłasza potencjalną nieprawidłowość, nie jest zagrożony sankcjami, nie ponosi też żadnych konsekwencji w zakresie stosunku pracy z powodu takiego zgłoszenia. System Zgłaszania Nieprawidłowości wspiera stosowanie w PZU przywołanych standardów etycznych i zarządzanie ryzykiem im towarzyszących. Zgłoszenia przekazane przez klientów podlegają rozpatrzeniu, zgodnie z odrębnymi regulacjami wewnętrznymi określającymi organizację procesu obsługi skarg.
Procedura zgłaszania nieprawidłowości
„Procedurę Zgłaszania Nieprawidłowości w PZU SA oraz PZU Życie” pracownicy poznają na obowiązkowych szkoleniach z zakresu compliance, dostępnych mi.in. na wewnętrznej platformie edukacyjnej. Omawiana jest także na szkoleniu dla nowo zatrudnionych. Informacje dotyczące standardów zgodności, w tym właśnie sposobu zgłaszania nieprawidłowości, systematycznie trafiają również do zewnętrznych podmiotów współpracujących z PZU, m.in. agentów i kontrahentów.
Zgodnie z obowiązującą „Procedurą Zgłaszania Nieprawidłowości w PZU SA oraz PZU Życie SA” wszelkie informacje o nieprawidłowościach mogą być zgłaszane następującymi kanałami komunikacji obsługiwanymi przez Biuro Compliance:
- dedykowaną infolinię i fax;
- pocztę tradycyjną na adres jednostki compliance;
- dedykowane adresy e-mail;
- dedykowany formularz;
- osobiście – bezpośrednio do pracownika jednostki compliance.
Dobre praktyki PZU i PZU Życie
Procedura zgłaszania nieprawidłowości – zgłoszenia i postępowanie:
- dzięki różnym formom kontaktu z jednostką ds. zgodności pracownik może dokonać zgłoszenia w najbardziej dogodnej dla siebie formie i czasie przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu;
- zgodnie z obowiązującą „Procedurą” postępowania dotyczące zgłoszenia nieprawidłowości w PZU i PZU Życie prowadzą pracownicy Biura Compliance. Osoba, która prowadzi daną sprawę, koordynuje czynności podejmowane podczas postępowania wyjaśniającego, a także dokonuje analizy okoliczności faktycznych i stanu prawnego podanych w zgłoszeniu;
- o wynikach postępowania, dotyczącego spraw o istotnym znaczeniu dla interesu spółki, informowana jest każdorazowo osoba nadzorująca Biuro Compliance, a jeśli zgłoszenie dotyczy tej osoby – prezes Zarządu spółki. Informacja w zakresie zgłoszonych nieprawidłowości podlega raportowaniu do Zarządu i Rady Nadzorczej ramach cyklicznego raportowania ryzyka braku zgodności.
| Liczba zgłoszonych podejrzeń nieprawidłowości w PZU i PZU Życie | 2021 | 2022 |
| PZU i PZU Życie | 140 | 100 |
Komentarz do roku 2022: wszystkie zgłoszone sprawy zostały rozpatrzone zgodnie z obowiązującymi w PZU regulacjami, w tym „Procedurą Zgłaszania Nieprawidłowości w PZU SA oraz PZU Życie SA”, zgłoszenia dotyczyły m.in. współpracy z pośrednikami / dystrybutorami; podejrzenia działań niezgodnych ze standardami postępowania lub przepisami.
Regulacje w spółkach zależnych
W ubezpieczeniowych spółkach zagranicznych PZU również obowiązują systemy zgłaszania nieprawidłowości. Naruszenia zgłaszane są tam drogą e-mailową bądź w formie pisemnej oraz osobiście do pracownika jednostki ds. compliance.
W PZU LAB, PZU Pomoc, TFI PZU oraz PZU Finanse obowiązują „Zasady kategoryzacji, dokumentowania i raportowania o nieprawidłowościach wykrytych przez System Kontroli Wewnętrznej”. Ta regulacja ma zapewnić jednolite standardy postępowania w przypadku zidentyfikowania nieprawidłowości mających wpływ na realizację celów. Poza tym w spółkach LINK4, PZU CO, PZU Finanse, TFI PZU oraz Tower Inwestycje funkcjonują procedury zgłaszania nieprawidłowości. W TUW PZUW zasady dotyczące identyfikowania, raportowania oraz postępowania z nieprawidłowościami zostały uregulowane w Procedurze zgłaszania nieprawidłowości w TUW PZUW oraz Procedurze kategoryzacji, dokumentowania i raportowania o nieprawidłowościach wykrytych przez system kontroli wewnętrznej w TUW PZUW.
We wszystkich spółkach PZU z obszaru zdrowia wdrożono pakiet regulacji compliance, w tym m.in. procedurę zgłaszania nieprawidłowości.
Regulacje w spółkach zależnych - banki
Wyrazem zaangażowania Banku Pekao w promowanie kultury korporacyjnej wspierającej zachowania etyczne, zgodne z przepisami prawa, obowiązującymi w banku procedurami i standardami etycznym jest „Polityka zgłaszania naruszeń (whistleblowing) Banku Pekao S.A.”
Celem „Polityki zgłaszania naruszeń (whistleblowing) Banku Pekao S.A.” jest stworzenie bezpiecznych kanałów sygnalizowania zaobserwowanych w banku praktyk niezgodnych z obowiązującym prawem, regulacjami wewnętrznymi, nieuczciwych lub nieetycznych lub uzasadnionych podejrzeń ich zaistnienia oraz zapewnienie, że zgłoszone problemy zostaną przyjęte, poddane analizie i właściwie zarządzone, a osoba zgłaszająca je w dobrej wierze będzie chroniona przed działaniami odwetowymi. W 2022 roku w Banku Pekao było 24 przypadków zgłoszeń naruszeń przy wykorzystaniu mechanizmu whistleblowing, w Grupie Pekao nie odnotowano żadnego takiego zgłoszenia.
Alior Bank przykłada dużą wagę do właściwego zorganizowania systemu zgłaszania naruszeń, aby pracownicy mogli łatwo i bez obaw przekazać informacje lub podzielić się wątpliwościami. W tym celu bank wprowadził Politykę zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów.
Polityka określa procedury zgłaszania oraz rozpatrywania zgłoszeń nieprawidłowości w miejscu pracy oraz zapewnienia ochrony sygnalistom przed działaniami odwetowymi. Uzupełnieniem Polityki zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów jest Polityka środowiska pracy wolnego od niepożądanych zachowań, oraz Procedura postępowania dotycząca zgłoszenia niepożądanych zachowań w Alior Bank, które szczegółowo regulują postępowanie pracodawcy w przypadku otrzymania zgłoszenia występowania nieprawidłowości w środowisku pracy. Alior Bank zapewnia swoim pracownikom możliwość skorzystania w tym celu z wielu kanałów komunikacji. Zgłoszenie może zostać dokonane ustnie, pisemnie lub mailem na specjalnie do tego dedykowane skrzynki mailowe, w tym również bezpośrednio do członków Zarządu lub Rady Nadzorczej. Przyjęty system zgłaszania naruszeń daje możliwość zachowania anonimowości. Bank bezwzględnie wyklucza stosowanie wobec pracownika, który dokonał zgłoszenia naruszenia, jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania oraz zapewnia poufność w przypadku, gdy zgłaszający ujawnił swoją tożsamość lub jego tożsamość jest możliwa do ustalenia.
| Liczba potwierdzonych przypadków nieprawidłowości związanych z naruszeniem kodeksu etyki | 2021 | 2022 |
| Grupa PZU | 60 | 39 |
| – w tym PZU i PZU Życie | 39 | 22 |
Komentarz do roku 2022 – większość notyfikowanych spraw była związana z nieprawidłowościami w obszarze sprzedaży.